So gelingt die Redaktionsplan Vorlage im Content Marketing

Es ist gar nicht so einfach den Überblick zu behalten. Denn im Laufe eines Jahres wird sehr viel Content produziert. Mittlerweile gibt es viele digitale Tools, die bei der Redaktionsplanung helfen. Allerdings werden sie nicht immer gleich gut angenommen und genutzt. Oft arbeiten Redaktionen auch einfach mit normalen Listen. Das kann schnell herausfordernd werden, vor allem wenn es mehrere Listen gibt. Ein zentraler Redaktionsplan ist durchaus eine praxiserprobte Lösung, um Content Teams bei der Planung ihrer Inhalte zu unterstützen. Er ist Teil der Redaktionsprozesse und liefert eine Übersicht über das ganze Jahr. Neben der Themenplanung kann der Redaktionsplan dabei viele weitere Aspekte berücksichtigen. Dementsprechend ist eine Redaktionsplan Vorlage nie vollkommen gleich. Denn je nach Unternehmen sind unterschiedliche Punkte für den Redaktionsplan relevant – abseits der reinen Auflistung von Themen und Beiträgen, die zur Veröffentlichung anstehen. Doch wie macht am besten die Redaktionsplan Vorlage? Wir haben einige Tipps für Sie.

Redaktionsplan Vorlage als Kommunikations-Tool

Der Redaktionsplan fungiert im Content Marketing als Kommunikations-Tool. Denn das Content Team trägt Themen und Inhalte für das gesamte Jahr in ihm ein und kommuniziert den Bearbeitungsstand einzelner Artikel und Content Formate. Das ist auch wichtig, da im Content Marketing viele Themen und Inhalte oftmals langfristig einzuplanen sind. Zum Beispiel Interviews oder Gastbeiträge. Diese Art des Contents braucht eine längere Vorlaufzeit. Und wird gerne mal aus dem Blick verloren. Ein Redaktionsplan hilft Ihnen auch Strategien zu entwickeln, um eventuell ausfallende externe Inhalte möglichst schnell ersetzen zu können. 

Ein Redaktionsplan bezieht sich aber nicht nur auf Inhalte wie Blog-Artikel. Viele Redaktionspläne berücksichtigen für eine nahtlose Kommunikation im Content Marketing-Team auch Social Media Kanäle wie Facebook, Twitter, LinkedIn, und Co. Manche Unternehmen nutzen dafür sogar separate Social Media Redaktionspläne. Es ist aber zumindest sinnvoll, einen Grobüberblick auch im „normalen“ Redaktionsplan zu haben. Viele Artikel auf einem (Corporate) Blog werden auch über Social Media geteilt. In solchen Fällen ist es gut zu wissen, welcher Beitrag wann und wo gepusht werden soll. 

Jede*r sollte Zugriff auf den Plan haben

Doch was genau ist jetzt der Kommunikations-Charakter des Redaktionsplans? Ganz einfach. Wird die Vorlage gepflegt, mutiert sie direkt zum Kommunikations-Tool. Jede*r Mitarbeiter*in im Content Marketing sollte auf den Redaktionsplan Zugriff haben, um sich über aktuell anstehende Veröffentlichung und künftige Inhalte zu informieren. Der Redaktionsplan wird kommunikativ, wenn Bearbeitungsstände und Verantwortliche für Veröffentlichungen konkret genannt werden. Dann wissen alle Beteiligten, wann welches Thema in welchem Format veröffentlicht wird. Außerdem wissen alle, wie der aktuelle Stand in der Bearbeitung aussieht und wer den Hut für den jeweiligen Content aufhat.

Der Redaktionsplan ist nicht nur ein reines Planungs-Tool, sondern zählt ebenso zu den Kommunikations-Tools in einem Content Marketing-Team. Aber was macht einen guten Redaktionsplan jetzt aus? Kurzum: Es gibt wenige essenzielle Inhalte und viel Individualisierungsspielraum. Je nachdem, welche Aspekte Sie in ihren Redaktionsplan integrieren möchten. Wir teilen daher eine gute Redaktionsplan Vorlage in „absolut notwendige” Features und „optionale” Features ein.

Notwendige Features einer Redaktionsplan Vorlage

1. Kalendarische Aufteilung – Jahr für Jahr übernehmen

Niemand hat Lust und Zeit, jedes Jahr aufs Neue eine Redaktionsplan Vorlage zu machen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Redaktionsplan Vorlage kalendarisch aufgeteilt ist. Aber am besten so, dass sie für jedes kommende Jahr in Reinform übernommen werden kann. Eine gute Lösung dafür ist: Geben Sie nur Monate, Datum und Kalenderwochen an. Einige Redaktionspläne nutzen zusätzlich die Angabe von Wochentagen. Der Wochentag für ein Datum ändert sich aber von Jahr zu Jahr. Man müsste das also jedes Jahr wieder anpassen. Und einen wirklichen Mehrwert bieten die Wochentage auch nicht. Die Angabe von Feiertagen sollten Sie jedoch in Ihrer Vorlage lassen. Es gibt zwar variable Feiertage wie Ostern, aber der Aufwand sie anzupassen ist wesentlich geringer. Zudem bietet sich die Berücksichtigung von Feiertagen in der Content Planung an. So werden beispielsweise für die Weihnachtszeit oft besondere Inhalte in die Content Strategie aufgenommen.

2. Wichtige Angaben zu Thema, Content-Format, Fokus-Keyword, Kampagne

Ein guter Redaktionsplan sollte in jedem Fall in der Redaktionsplan Vorlage die Themen-Beschreibung ermöglichen. Am besten halten Sie ein Thema als Arbeitstitel fest. Gibt es mehrere Inhalte zu einem übergeordneten Thema – einen sogenannten Content Hub -, sollten Sie das übergeordnete Thema benennen. Dafür eigenen sich insbesondere Schlagworte. Ein Beispiel:

Das Content-Hub-Thema ist „SEO“. In diesem Content Hub behandeln sie verschiedene Unterthemen. Etwa, welche (kostenlosen) SEO-Tools es gibt und welche Vor- und Nachteile sie aufweisen. Ein weiteres Unterthema des Content-Hubs „SEO“ könnte die richtige Keyword-Recherche sein.

Diesen Aufbau eines Content-Hubs nennt man Content Stacking. In einer Redaktionsplan Vorlage können Sie diesen Prozess des Content Stacking separat abbilden. So können Sie im Redaktionsplan Thema und Unterthema dann etwa so festhalten: „SEO – So gelingt die richtige Keyword-Recherche“. „SEO“ zeigt hier den Content-Hub an, der Arbeitstitel dahinter das behandelte Unterthema.

Neben Thema und Unterthema sollte die Redaktionsplan Vorlage zudem Möglichkeiten bereitstellen, um Content-Format, Fokus-Keyword (mit Suchvolumen) und ggf. zugeordnete Marketing Kampagne für das Team nachvollziehbar darzulegen.

3. Erweitertes Content Marketing: Download-Inhalte und Newsletter-Veröffentlichung

Zu einer ausgewogenen Content Marketing Strategie zählen auch Inhalte, die einen Download zur Verfügung stellen. Downloadable Content ist ein Leadmagnet und unterstützt Unternehmen dabei, neue Kund:innen zu generieren. Entsprechend sollten Sie in Ihrer Redaktionsplan Vorlage angeben können, ob ein Download zum Herunterladen verfügbar sein soll oder nicht. Ähnlich verhält es sich mit der Einbindung von Blog-Beiträgen und anderem Content in die Newsletter-Mail. Auch hier ist es wichtig, einen genauen Überblick darüber zu haben, welche Inhalte in die Newsletter-Mail mit eingebunden werden sollen.

4. Management-Informationen: Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstatus und Deadline

Im Content Management sollten Sie alle notwendigen Informationen zu Verantwortlichkeiten, Status der Bearbeitung und Deadline im Redaktionsplan vorfinden. Name des bzw. der Content-Verantwortlichen, gepflegte Informationen zum Bearbeitungsstand sowie die Deadline bleiben so im Blick. Damit können Content Marketing Teams auch bei Fragen zum Inhalt sofort erkennen, an wen sie sich zu wenden haben. Außerdem kann man schnell reagieren, wenn eine Deadline nicht eingehalten werden kann. Und letztlich bekommen alle Mitarbeiter:innen im Team ein laufendes Update zu den geplanten Inhalten.

Optionale Features einer Redaktionsplan Vorlage

Funktionen, die ein Redaktionsplan haben kann, aber nicht zwingend haben muss, erstrecken sich auf die Einbindung von Social Media in die Übersicht. Aber auch Möglichkeiten zur Auswertung der Content Marketing Aktivitäten können zu einer Redaktionsplan Vorlage dazu gehören.

1. Social Media Veröffentlichungen

Die Verbreitung von Content über Social Media gehört nahezu in allen Marketing Teams dazu. Viele Teams nutzen separate Social Media Redaktionspläne. Das ist mitunter auch durchaus sinnvoll, damit der „normale“ Redaktionsplan nicht zu unübersichtlich wird. Allerdings kann sich die Einbindung von Social Media Kanälen wie Facebook, Twitter, LinkedIn und Co. auch in den regulären Redaktionsplan lohnen. Und zwar dann, wenn Blog-Beiträge und andere Inhalte auf Social Media zweit verwertet werden. In diesem Fall können Sie angeben, welche Themen auf welchen Plattformen zusätzlich veröffentlicht werden sollen. Das Prinzip ist hier ähnlich der Newsletter-Einbindung.

Übrigens: Was für Newsletter und Social Media gilt, gilt auch für Print-Formate. Wer Content in Print-Medien veröffentlicht, sollte das natürlich ebenfalls im Redaktionsplan eintragen können – bestenfalls mit Name des Mediums.

2. Bilanz im Content Marketing ziehen: Auswertungsmöglichkeiten

Was ist im Content Marketing im vergangenen Jahr gelaufen? Diese Frage stellt sich immer zum Jahresende. Zeit, Bilanz zu ziehen. Auch hier kann eine Redaktionsplan Vorlage bei der Auswertung Vorarbeit leisten. Und zwar, wenn es um die Auswertung bespielter Kanäle geht. Wie viele Inhalte sind beispielsweise in den Newsletter mit eingeflossen? Welche Themen wurden auf Social Media besonders oft gespielt? Und auf welchen Plattformen? Solche Fragen können mit einer relativ einfachen Excel-Liste beantwortet werden. Damit sind wir auch schon bei der Frage: Welches Datei-Format sollte die Redaktionsplan Vorlage haben?

Datei-Format des Redaktionsplans: Excel vs. Word

Eine Excel-Liste bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile: Sie können verschiedene Arbeitsmappen in einer Datei erstellen und somit unterschiedliche Redaktionsprozesse in einer Datei abbilden. Zum Beispiel den Kalender für die Themenplanung, aber auch eine Arbeitsmappe für die Auswertung und eine weitere für das Content Stacking. Excel bietet zudem mehr Möglichkeiten zu sortieren, auszublenden und zu filtern. Der Redaktionsplan wird so interaktiv und bietet dem Content Team Mehrwerte. Aber: Er kann auch schnell unübersichtlich werden, wenn zu viele Aspekte mit hinein kommen. Überlegen Sie daher genau, welche Informationen Sie neben den absolut notwendigen Angaben wirklich brauchen. Und was Sie gegebenenfalls lieber doch separat anlegen möchten. 

Word-Redaktionspläne sind ebenso verbreitet wie Excel-Formate. Ein Redaktionsplan als Word-Datei ist dann sinnvoll, wenn Sie weniger auf interaktive Elemente Wert legen und die Auswertung anderweitig vornehmen. Ein Word-Redaktionsplan ist zudem limitierter in seinem Umfang. Denn eine Tabelle kann nicht unendlich in die Breite gezogen werden. Für die Übersichtlichkeit müssen Sie sich  also zwangsläufig auf die wichtigsten Punkte beschränken.

Autorin: Vanessa Batzer